Jag är kundtjänst-agent-för bästa resultat, gör inte dessa tre saker när du klagar

Här delar Rivera vad kunder inte ska göra när de klagar för bästa resultat när de klagar till kundservice.

3 saker att undvika när du klagar, enligt kundtjänstagenter,

1. Använder olämpligt språk och är på annat sätt oförskämt

Det bästa sättet att få vad du vill är att vara så artig som möjligt, även om du håller musik eller förseningar skickar dig till ett tyst raseri som du verkligen skulle älska att rösta när en person är tillbaka på linjen. Kom dock ihåg att den personen är en människa som inte förtjänar att kallas namn eller skriker på. Oavsett hur frustrerad du är, är det svårt att rädda en interaktion om det börjar i aggressiv och respektlös.

"När kunderna är frustrerade och kommer in med olämpligt språk som kan vara kränkande för representanten är det svårt att gå längre än det," säger Rivera. Samma sanning sträcker sig till e -postmeddelanden, vilket Rivera säger att hon också hanterar i sin kundtjänstroll. Även när ett kommunikationssätt snekar mindre personligt är det inte en ursäkt att använda en oförskämd ton.

Gör detta istället: Om du inte är i ett huvudutrymme för att interagera artigt, rekommenderar Rivera att du väntar på att nå ut tills du är. Att spränga på en kundtjänst är inte bara oförskämd, utan kommer att göra situationen mindre benägna att luta dig till din fördel. Agenten kommer att vara mindre kapabel (och kanske villig) att hjälpa dig med ditt problem.

2. Att inte vara öppen för att hitta lösningar på problemet

En annan faktor som kan kompromissa med ditt resultat med kundservice är inte helt lyssnande på de tillgängliga alternativen eller inte har ett öppet sinne om en potentiell lösning utanför det du kanske redan har haft i åtanke.

Rivera säger att det inte alltid är möjligt att uppnå resultat på exakt hur en kund förväntar sig. Förblir oflexibel, säger hon, kan göra situationen svårare att lösa. På grund av detta är det bättre att komma in i samtalet med avsikt att hitta någon genomförbar lösning, snarare än att bara klaga.

Gör detta istället: Släpp "My Way or the Highway" -inställningen och lyssna på vad kundtjänstrepresentanten föreslår. Gå sedan därifrån. Vad som slutar hända kan vara annorlunda än din ursprungliga plan, men det kan fortfarande fungera.

3. Skylla representanten

Att skylla på den enskilda representanten för att något inte går din väg är helt enkelt inte till hjälp. "Ibland sammanfaller de förfaranden som vi har i företaget inte med [en kund] förväntningar, och det gör interaktionen mer utmanande," säger Rivera. "Det finns en punkt inom samtalet eller e -postmeddelandet där du inte vet vad du ska göra eller säga.”

Gör detta istället: Förstå att ibland företagspolicy hindrar kundtjänstrepresentanter från att göra exakt vad du vill. Försök att förstå och inse att ditt problem är inte felet hos en individuell representant. Vara öppen för att höra deras föreslagna lösningar.

Wellness Intel du behöver utan BS som du inte registrerar dig idag för att ha de senaste (och största) välbefinnande nyheterna och expertgodkända tips som levereras direkt till din inkorg.