3 tips för att erövra din inkorg

Hur många olästa e -postmeddelanden finns i din inkorg just nu? Mer än 10? Mer än 100 eller kanske mer än 10 000? Du är inte ensam.

E-post kan vara ett tidssugande svart hål för även de mest organiserade, produktiva arbetarna-särskilt när det verkar som att svara på ett meddelande bara utlöser ett angrepp av ett dussin till. Men hur kan du bryta cykeln och till sist Behåll det svårfångade målet: Inbox noll?

"E-poststrategier i en storlek-anpassning fungerar inte", säger produktivitetstränaren Carson Tate. ”Du bör välja och välja vilka system som passar, baserat på hur du tänker och arbetar.”För att komma igång, här är en bonanza av hacks, appar och system för dig att prova på storlek.

Fortsätt läsa för experttips för att krångla din inkorg.

Kortslutningsdistraktioner

Problemet: Om du tenderar att byta till e-postfliken i din webbläsare med varje inkommande meddelandet, tänk på detta: "Det tar i genomsnitt fyra minuter att återhämta sig från ett avbrott," säger produktivitetsexpert Marsha Egan Egan. Det betyder att lite av din dags produktivitet dör varje gång du underlåter för en distraherande ding. Ställ istället upp skyddsräcken så att du inte får meddelad varje när du får ett nytt e -postmeddelande. Och om du är en konstant klickare, ställ in en timer och sträva efter att bara kontrollera din e -post varje timme.

Verktygen: Batched Inbox döljer inkommande e-postmeddelanden i en separat mapp tills de förutsedda tider varje dag (säg 10 a.m. eller 2 p.m.-eller oftare om du inte är redo att skala tillbaka din alltid besatthet hittills ännu). Inkorgen när du är klar är en gratis kromförlängning som gör att du tillfälligt kan dölja din inkorg med klick på en knapp, så att du kan hantera alla dina e-postrelaterade uppgifter utan att bli distraherad den andra ett nytt meddelande landar.

Döda röran

Problemet: Titta på din olästa mail, så hittar du förmodligen dussintals nyhetsbrev, detaljhandelspromo och prenumerationer som du har noll avsikt att läsa. Så stoppa dem från att landa i din inkorg i första hand! Om du måste sortera igenom 20 meddelanden istället för 200, är ​​det mindre troligt att du känner sig frazzled eller missar ett viktigt meddelande.

Verktygen: En beprövad metod är att söka efter termen "avsluta prenumerationen" i din e-post. Detta kommer att extrahera alla meddelanden som innehåller det; Och om du använder gmail kommer ordet att markeras i gult när du öppnar det kränkande e-postmeddelandet för en snabb och smärtfri opt-out. Du kan också kolla in Unroll.Jag, som skannar din inkorg och låter dig avsluta prenumerationen på nyhetsbrev som du aldrig läser i massa. En varning: Appen har sålt användardata tidigare, så att välja att använda den kan leda till meroönskade nyhetsbrev längs linjen.

Slutligen, använd kalendiskt för att begränsa de irriterande fram och tillbaka e-postmeddelandena om att schemalägga ett möte eller hitta tid att ta lunch. Det synkroniseras med din kalender, så att vänner och kollegor kan boka en öppen tid utan att behöva skicka tillbaka dig tillbaka. Inkorgens vinst!

Arbeta systemet

Problemet: För analytiska, linjära tänkare kan det vara en total spelväxlare att nå Inbox noll genom att kasta e -postmeddelanden till deras lämpligt namngivna mappar, säger Tate, säger Tate. Men den här metoden fungerar troligen inte för visuella eller kreativa typer. "För dessa tänkare är ett e -postmeddelande i en mapp verkligen ur sikte, ur sinnet," säger hon.

Fler visuella elever kan göra bättre att ställa in filter och system i deras e-post-säg och tilldela färger till din BFF och BOSS så att du kan se vad som är viktigt och flaggande e-postmeddelanden som behöver ett omedelbart svar. Det faktiska systemet du väljer är mindre viktigt än om du använder det, säger Tate. Så om du kämpar för att hålla dig uppe på din etiketttunga, färgkodade flagapalooza, kanske det inte betyder du är misslyckas men ditt system är. Ompröva helt enkelt din e-post-radering av spelplan och ge den en annan gång.

Verktygen: Det är dags att få super snuggly med din e -postinställningar. Gmail kan till exempel anpassas ungefär en miljon olika sätt utan hjälp av tredjepartsappar. Men det finns också skinn och webbläsarförlängningar värda att utforska. SortD låter dig organisera din Gmail -inkorg i en flexibel uppsättning listor. Så istället för en massiv massa e-post kan du snabbt dra och släppa e-postmeddelanden till att göra, att läsa, behöver uppföljning osv. Och Boomerang är bra för människor som tvekar att lämna in e -postmeddelanden (av rädsla för att glömma dem för alltid) men vill inte leva med en igensatt inkorg. Appen filtrerar tillfälligt meddelanden ut ur din huvudmapp men returnerar dem vid en tid och datum du anger, vilket gör det till ett underbart enkelt påminnelsessystem.

Eftersom appar verkligen kan vara en #BossBabes bästa vän, här är 8 till för att effektivisera din dag. Och det är den tiden din produktivitet toppar, enligt vetenskapen.